EU FONDOVI I JAVNA NABAVA te uloga DKOM-a

U 2014. godini pri Državnoj komisiji za kontrolu postupaka javne nabave (DKOM) zaprimljeno je 56 žalbenih predmeta postupaka javne nabave financirane od strane EU strukturnih i investicijskih fondova, Schengenski instrument i strateške investicije, od čega ih je riješeno 47  a čija procijenjena vrijednost nabave ukupno iznosi 2.338.753.977,00 kuna.

Bitne značajke predmeta javne nabave financirane iz EU fondova, Scehengenskog instrumenta i strateških investicija

• Korištenje sredstava vezano je uz vremensko trajanje
• Visoka procijenjena vrijednost predmeta nabave, koja za promatrane predmete ukupno iznosi 2.338.753.977,00 kuna
• Izuzetno složeni postupci javne nabave (u sebi uključuju radove, robe i usluge-izgradnju, projektiranje, opremanje i obučavanje po principu ključ u ruke koji se obavljaju kao jedan predmet nabave)
• Opsežna i složena dokumentacija
• Dugotrajan postupak  javne nabave pred naručiteljem (prosječno 133 dana)
• Postupci javne nabave pod nadzorom su EU i nakon njihova dovršetka, s ex post kontrolom, po kriterijima koji su različiti od kriterija po domaćem zakonodavstvu i mogućnošću opoziva sredstava

Najčešće i karakteristične pogreške ponuditelja i naručitelja

 Pogreške ponuditelja:

·         Nedovoljno se koristi mogućnost traženja pojašnjenja Dokumentacije za nadmetanje

·         Ponuda nije sastavljena u skladu s uvjetima iz Dokumentacije za nadmetanje (dokazi  sposobnosti,tehničke specifikacije, katalozi, prijevodi i sl.)

·         Ponuda ima formalne pogreške (uvez ponude, pogreške pri numeraciji stranica ponude, potpisivanje dokumenata u ponudi i sl.)

Pogreške naručitelja:

·         Nejasna i kontradiktorna dokumentacija

·         Traže se suvišne i nepotrebne izjave -čiji nedostatak kasnije rezultira nemogućnošću naknadne dostave istih s obzirom na to da se radi o dijelovima ponude koje nije moguće upotpunjavati

·         Prilikom traženja referenci stručnjaka i potvrda o urednom izvršenju ugovora traže se,kumulativno, prezahtjevni uvjeti

·         Prilikom davanja pojašnjenja i izmjena dokumentacije za nadmetanje često se narušava integritet izvorne dokumentacije za nadmetanje što onemogućava kvalitetan postupak pregleda i ocjena pristiglih ponuda

·         Manjkavo i često pogrešno se primjenjuju odredbe o upotpunjavanju ponude

·         Prilikom pregleda i ocjene pristiglih ponuda, ocjena ponuda ne vrši se sukladno uvjetima i zahtjevima dokumentacije nadmetanje što dovodi do žalbenog postupka

·         Postoje naznake postupanja naručitelja za odabirom nominalno jeftinije ponude, koja očigledno ne udovoljava uvjetima nadmetanje, te neosnovanim prebacivanjem odgovornosti odabir skuplje ponude na DKOM.

Neke od preporuka Državne komisije:

1.Ukloniti zapreke u propisima javne nabave koje u domeni postupka javne nabave ne jamče transparentnost, učinkovitost i nediskriminaciju kroz izradu novog ZJN-a, razviti

instrumente okvirnog sporazuma, središnje nabave i kriterija ekonomski najpovoljnije

ponude, upotreba Single European Document ,

2. lmplementirati Direktive 2014/23, 2014/24 i 2014/25 s ključnim poboljšanjima u domeni

tehničkih specifikacija kriterija za kvalitativni odabir i dr.,

3. Ukloniti zapreke učinkovitiji postupak kontrole (omogućavanje zaštite javnog interesa u

žalbenom postupku uvođenjem mogućnosti postupanja DKOM-a po službenoj dužnosti, ali

samo u slučajevima najbitnijih povreda),

4. Osigurati funkcioniranje središnje interresorne politike (strategije) u javnoj nabavi ciljane

skupine,

5. Uređenje statusa DKOM-a na zasadama nezavisnog revizijskog tijela s dostatnim

instrumentima za vođenje žalbenog postupka kroz cjeloviti i novi Zakon o DKOM-u,

6. Projektom privremenog premještaja državnih službenika na poslovima javne nabave iz

javnog sektora na određeno vrijeme u DKOM i postići podizanje stručnog nivoa sustava i

razmjene iskustava

Preporučamo edukaciju za obnavljanje certifikata na temu EU FONDOVI I JAVNA NABAVA te uloga DKOM-a, 27.05.2015., prijavite se ovdje. 

Bagatelna nabava i statističko izvješće u EOJN

Bagatelna  nabava podrazumijeva sve nabave čija je procijenjena vrijednost do 200.000,00 kuna (bez PDV-a) za nabavu robe i pružanje usluga, odnosno do 500.000,00 (bez PDV-a) kuna za izvođenje radova. Dakle to je zbroj svih ispostavljenih faktura (računa) po narudžbenicama ili ugovorima (sa PDV-om) odvojeno za robu, usluge i radove.

Povećanjem praga bagatelne nabave (Nar. Nov., br. 143/13) stavlja se fokus na interni akt  o kojem smo pisali u blogu INTERNI AKT – kako definirati točke internog akta (naziv akta kojim se uređuje procedura sklapanja ugovora je irelevantan i određuje ga naručitelj (npr. naputak, pravilnik, priručnik, katalog, vodič i sl.), kako izbjeći sukob interesa, kako definirati predmete nabave a da se pritom ne izbjegava primjena postupaka prema Zakonu o javnoj nabavi.

Izvješće o javnoj nabavi za 2014. godinu naručitelji izrađuju isključivo putem Elektroničkog oglasnika javne nabave Republike Hrvatske (EOJN) na https://eojn.nn.hr generiranjem svih podataka objavljenih tijekom 2014. godine.

Naručitelji koji su u 2014. godini imali samo „bagatelne“ nabave, obvezni su unijeti podatak o ukupnom iznosu nabavljenih radova, robe ili usluga u 2014. godini s PDV-om. Naručitelji koji do sada nisu provodili postupke javne nabave male ili velike vrijednosti, a provodili su bagatelne nabave, obvezni su izvršiti jednokratnu registraciju u sustav EOJN-a te unijeti podatak o ukupnom iznosu „bagatelne nabave“ u 2014. Godini.

Kako biste započeli sa unosom u izborniku „Izvješća“ odaberite „Unos statistike“ te kliknite na gumb „Unos nove statistike“.

Koraci unosa:

1.       Odabir godine za unos statistike

2.       „Bagatelne nabave“

3.       Unos statistika po o.s. ZJN (90/110)

4.       O.S. – „stari“ ZJN/ SREDIŠNJA PROVEDBENA TIJELA

5.       Pregled podataka

Dakle, vrijednosti unosite zbrojene za 2014. godinu sa izraženim PDV-om za navedene kategorije te kliknite na gumb„Spremi i dalje“. Također se mogu provjeriti te izmijeniti, tako da u izborniku „Izvješća“ odaberite „Unos statistike“. Označite izvješće za 2014. godinu i kliknite na gumb „Izmjena statistike“.

Naručitelji ne dostavljaju Upravi za sustav javne nabave posebno pisano izvješće o javnoj nabavi za 2014. godinu budući se isto dostavlja Upravi za sustav javne nabave putem EOJN, već isključivo bilješku ukoliko su nepravilno ispunili standardizirane obrasce.

Detaljnije u navedenom slučaju na stranici uprave za sustav javne nabave u prilogu.

Nakon 31. ožujka 2015. godine neće biti moguće izraditi Izvješće o javnoj nabavi za 2014. godinu putem EOJN-a!

Za detaljnije informacije oko teme Bagatelne nabave preporučamo edukaciju  NOVE DIREKTIVE I BAGATELNA NABAVA 08.05.2015. u organizaciji Info pulsa.

E-ocjena i prednosti korištenja tog modula e-nabave

E-nabava koje se provodi na Elektroničkom oglasniku javne nabave RH , sastoji se iz dva modula:  e-dostava i  e-ocjena. Dakle, na najvažniji  modul e-nabave , modul e-dostave (elektronička dostava ponuda), o kojem smo pisali u blogu Moduli e-nabave i digitalni potpis nadovezuje se E-ocjena.

Modul e-ocjena, koji je isključivo namijenjen za naručitelje i koji nije obvezan, podržava pregled i ocjenu ponuda. E-ocjena naručiteljima uvelike olakšava evaluaciju (pregled i ocjena) pristiglih ponuda.

Kako se u sustavu nalaze svi podaci o ponuditeljima i njihovim ponudama iz prethodnog modula „e-dostave“, proces evaluacije ponuda se ubrzava, dok rezultat predstavlja automatsko generiranje: Zapisnika o pregledu i ocjeni ponuda* i  Odluke o odabiru*.

Ukratko da pojasnimo dva važna termina u kontekstu elektroničke komunikacije:  Pregled i ocjena ponuda podrazumijeva evaluaciju pristiglih ponuda i generiranje pripadajućeg zapisnika ,dok Odluka o odabiru jest rangiranje prihvatljivih ponuda prema kriterijima za odabir, generiranje same Odluke o odabiru, kreiranje i objava standardnog obrasca „Obavijesti o sklopljenim ugovorima”.

Možemo reći da su prednosti korištenja modula e-ocjene:  skraćivanje rokova za pregled i ocjenu ponuda, generiranje Zapisnika o pregledu i ocjeni ponuda i Odluke o odabiru, smanjenje operativnih pogrešaka te trajna pohrana svih dokumenta iz postupka javne nabave na sigurnim serverima.

Shematski prikaz e-ocjene pogledajte na slikovnom prikazu u prilogu.

Detaljnije na temu provođenja E- NABAVE i njenim modulima te o prednostima korištenja na edukaciji u organizaciji tvrtke Info puls:

E-nabava i ponuda; 27.03.2015.

E-nabava i ponuda; 23.04.2015.

Važnost rokova u javnoj nabavi i E-dražba

U Zakonu o javnoj nabavi  postoji niz rokova, pogledajte rokovi (čl. 61.- 66. ZJN) dakle u formalnopravnom smislu razlikuje se nekoliko vrsta rokova, primjerice zakonski rokovi, kao rokovi čiji trajanje je propisano u samom zakonu te ovlašteni predstavnik ni na koji način ne može utjecati na njihovo trajanje te rokovi čije trajanje određuje ovlašteni predstavnik s obzirom na okolnosti svakog slučaja. Propuštanje poduzimanja određene radnje unutar utvrđenog roka u postupku javne nabave gotovo uvijek praćeno pravnom posljedicom.

Rokovi u javnoj nabavi mogu biti: prekluzivni, čije propuštanje dovodi do gubitka prava na poduzimanje određene postupovne radnje, instruktivni, čije propuštanje ne dovodi do štetnih posljedice te dilatorni rokovi koji zahtijevaju protek određenog vremenskog razdoblja prije isteka kojeg se radnja ne može poduzeti.
Pretpostavlja se da su pravila o određivanju i računanju rokova poznata svim ovlaštenim predstavnicima naručitelja koji provode postupke javne nabave i ponuditeljima. Međutim, iz prakse Državne komisije za kontrolu postupaka javne nabave razvidno je da nisu rijetki slučajevi koji upućuju na suprotan zaključak. Upravo stoga važno je znanja o rokovima i računanju rokova redovno obnavljati. 
 
Elektronička dražba tj. E-dražba koju smo dotakli u BLOGU Moduli e-nabave i digitalni potpis jedan je od elektroničkih alata koji služi kao potpora fazama procesa javne nabave. Radi se o prilično zapostavljenom modulu koji se  odvija  nakon početne potpune ocjene ponuda. Sustav E- dražbe uključuje elektronički sustav koji omogućuje ponuditeljima predstavljanje novih cijena i to izmjenom na niže razliku od uvriježenog poimanja dražbe kojom se iskliče veća cijena. E -dražbi je moguće pristupiti isključivo po pozivu Naručitelja koji se ponuditelju  šalje e-poštom i to najmanje dva radna dana prije početka same E -dražbe. Slanjem poziva, kreira se korisnički račun koji vrijedi samo za predmetnu E-dražbu.

Svrha E-dražbi  je u stalnom istodobnom pozivanju ponuditelja da daju nove cijene ponude i/ili nove vrijednosti ponuda, time i  dobivanje tržišne informacije iz prve ruke, u završavanju postupaka javna nabave brže, uz manje troškove  te povećanje transparentnosti  postupka javne nabave.

Elektronička dražba bi kao metoda minimalnih troškova u budućnosti mogla predstavljati alat koji će u značajnoj mjeri unaprijediti proces javne nabave, prvenstveno u odnosu na ostvarenje glavnog cilja „najveća vrijednost za novac“.

Više na temu Rokovi, zaprimanje, otvaranje i analiza ponuda, E-dražba, poslušajte na edukaciji u organizaciji tvrtke Info puls, dođite na redovito usavršavanje iz javne nabave na temu sa linka 13.03.2015. u 8 i 30 h. 

Što je Ekonomski najpovoljnija ponuda (ENP) i kada je obvezna?

U teoriji ali i i u praksi razvijenih sustava javne nabave u državama članicama EU dokazana je superiornost kriterija ekonomski najpovoljnije ponude u odnosu na kriterij najniže cijene. Ipak, praksa u RH bitno se razlikuje od prakse u ostalim zemljama EU (i šire) jer se više od 90% sredstava koja se troše u javnoj nabavi troše po kriteriju najniže cijene.

Nakon što je Europski parlament odobrio tri nove direktive a među njima Direktiva 2014/24/EU, jedna od najvažnijih promjena u javnoj nabavi jest  izbor "ekonomski najpovoljnije ponude" (eng. most economically advantageous tender MEAT) kao kriterija za dodjelu ugovora.

Primjena kriterija ENP obvezna je u slučaju natjecateljskog dijaloga, a to u praksi vrijedi i za ograničeni i pregovarački postupak.

I dosada se u jednom od 5 postupaka javne nabave, nalazio natjecateljski dijalog  u kojem naručitelj s odabranim natjecateljima „vodi dijalog“ s ciljem razvijanja jednog ili više prikladnih rješenja koja mogu udovoljiti njegovim zahtjevima.  Međutim, sada se ugovor o javnoj nabavi dodjeljuje isključivo na temelju kriterija najboljeg omjera cijene i kvalitete u skladu s člankom 67. stavkom 2. (http://eur-lex.europa.eu/legal-content/HR/TXT/?uri=CELEX:32014L0024). Znači ovdje javni naručitelji temelje dodjelu ugovora o javnoj nabavi isključivo na ekonomski najpovoljnijoj ponudi (ENP). U pozivu na nadmetanje odnosno u opisnoj dokumentaciji navodi se relativni značaj koji pridaje svakom kriteriju – određivanjem raspona s odgovarajućom max. razlikom, tj. kvaliteti se u postupku ocjene ponuda pridaje određeni relativni značaj kako bi se osigurao odgovarajući omjer uloženog i dobivenog.

Ako nije moguće navesti relativni značaj kriterija, javni naručitelj mora navesti sve kriterije po redoslijedu od najvažnijeg do najmanje važnog.

Ekonomski najpovoljnija ponuda omogućava da se, uz kriterij cijene, u odabiru najbolje ponude sagledaju i kvalitativni kriteriji ^[2].

Na  duži rok, ovaj tip odluke daje naglasak na kvalitetu proizvoda i usluga, ekološke aspekte i cjeloživotne troškove usluge ili robe iz javne nabave a kao cilj primjene kriterija ENP je odrediti ponudu kojom se ostvaruje najbolji omjer uloženog i dobivenog.

Usprkos potencijalu nabave kvalitetnije robe, kriterij ENP- a rijetko se prakticira, a i primjetan je nedostatak dobre prakse ekonomski najpovoljnije ponude te potreba za boljom analizom tržišta, ali i vremenski zahtjevnije određivanje kriterija za bodovanje i evaluaciju zaprimljenih ponuda.

Koja su razlike između kriterija za odabir ponuditelja (uvjeta sposobnosti) i kriterija za odabir ponude te uopće primjeri kriterija i bodovanja Ekonomski najpovoljnija ponuda poslušajte na redovitom usavršavanju iz javne nabave 06. 03. 2015., detaljnije ovdje. 

Upravljanje bagatelnom nabavom

Kako smo i najavili u blogu o izmjenama zakona vezanim uz podizanje pragova za javnu nabavu, Bagatelna nabava tj. nabava male vrijednosti  je u 2014. postala još zastupljenija od posljednjih izmjena i dopuna Zakona o javnoj nabavi (Narodne novine broj 143/13). Konkretno donesena je važna izmjena članka 18. stavka 3.: 

“Ovaj zakon ne primjenjuje se za nabavu robe i usluga procijenjene vrijednosti do 200.000,00 kuna, odnosno za nabavu radova do 500.000,00 kuna,a pitanje nabave do tih vrijednosti uređuje naručitelj svojim aktom.” 

Riječ je o dokumentu tj. aktu kojim se uređuje procedura sklapanja ugovora o JN kojeg smo vam u prošloj godini spomenuli u blogu o  bagatelnoj nabavi i izmjenama navedenog Zakona te unutar kojeg možete preuzeti obrazac, dakle na linku bloga o internom aktu.

Donesene su i izmjene i u odnosu na planove nabave određene člankom 20. stavkom 2. dosadašnjeg Zakona o javnoj nabavi (Narodne novine broj 90/11,83/13) te isti sada glasi:

“Za predmete nabave čija je procijenjena vrijednost jednaka ili veća od 20.000,00 kuna, a manja od iznosa iz članka 18. stavka 3. Zakona o javnoj nabavi u plan nabave unose se podaci o predmetu nabave i procijenjenoj vrijednosti nabave.”

Znači  ako je procijenjena vrijednost predmeta nabave manja od 20.000,00 kuna-taj dio plana nabave ne podliježe objavi.

U postupcima bagatelne nabave proceduru sklapanja ugovora određuje svaki naručitelj sukladno svojim potrebama i posebnim okolnostima, kao npr.:   

·                    veličina naručitelja (broj zaposlenika, raspoloživ iznos proračunskih sredstava, broj postupaka koje vodi i sl.)

·                    analiza stanja iz prethodnih godina (provedeni postupci nabave, vrijednost ugovora)

·                    troškovi vođenja transparentnog postupka

·                    sam naziv akta kojim se uređuje procedura sklapanja ugovora je irelevantan i određuje ga naručitelj (npr. naputak, pravilnik, priručnik, katalog, vodič i sl.)

Zakon o javnoj nabavi za posljedice ne-donošenja internog akta kojima se uređuju bagatelne nabave ne propisuje prekršajne niti neke druge sankcije;   Zakon o javnoj nabavi ne propisuje obvezu vođenja registra za ugovore sklopljene po proceduri bagatelne nabave.

Gore navedenim internim aktom može se propisati na koji način će se voditi evidencija o takvim ugovorima.

Više o upravljanju javnom nabavom i iskustvima kod ugovora bagatelne nabave, internom aktu te drugim podtemama očekuje Vas 20. veljače 2015., na edukaciji iz redovitog usavršavanja u području javne nabave. 

FAQ e-nabava (Najčešća pitanja i odgovori o elektroničkoj javnoj nabavi)

U proteklih nekoliko mjeseci obasuli ste nas sa pitanjima oko e-nabave, a svima smo odgovarali na pojedinačne upite. Međutim, kako nam je stalo da šira zajednica koja se bavi javnom nabavom zna što više o ovoj problematici, odlučili smo objavljivati najčešća pitanja i odgovore, što ćemo stalno nadopunjavati i predlažemo da u kontinuitetu čitate ovaj blog.

Pretplatite se na naš newsletter http://www.info-puls.hr/, kako biste bili u toku, a ne propustite ni predavanja na tu temu, organizirat ćemo ih barem jednom mjesečno. Više o terminima pogledajte na INFO PULS redovito usavršavanje iz javne nabave 

1)    Koji je glavni modul e-nabave i što on podrazumijeva ukratko?

E-nabava ima nekoliko važnih modula od čega su dva glavna:
 e-dostava i  e-ocjena, s tim da prvi koriste naručitelji i ponuditelji, on je obavezan

Najvažniji  modul e-nabave , je dakle modul e-dostave (elektronička dostava ponuda),  koji  obuhvaća tri segmenta:

•             pripremu postupka (Poziva na nadmetanje) –  odnosi se na naručitelje

•             mogućnost dostave ponuda elektroničkim putem – odnosi se na ponuditelje

•             javno otvaranje ponuda – vezano na  naručitelje – generiranje Zapisnika s javnog otvaranja ponuda

Modul e-ocjena, koji je isključivo namijenjen za naručitelje i koji nije obvezan, podržava pregled i ocjenu ponuda. Rezultat pregleda i ocjene ponuda jest generiranje Zapisnika o pregledu i ocjeni ponuda te Odluke o odabiru.

Detaljnije o  e-dostavi i drugim modulima ovdje: http://www.info-puls.hr/Blog/Moduli-e-nabave-i-digitalni-potpis_78

2)    Što su to tehnički preduvjeti za provođenje e-nabave?

Osnovni tehnički preduvjet  za provođenje e-nabave je posjedovanje računala i pristup internetu te da su organizacija i korisnici registrirani u Elektroničkom oglasniku javne nabave RH.

3)    Što je certifikat naprednog e-potpisa za provođenje e-nabave i tko ga koristi?

Dodatna vrijednost potpisanog elektroničkog dokumenta postiže se korištenjem naprednog elektroničkog potpisa. Ukoliko je izrađen u skladu sa odredbama Zakona o elektroničkom potpisu, ima istu pravnu snagu i zamjenjuje vlastoručni potpis, odnosno vlastoručni potpis i otisak pečata na elektroničkom dokumentu. Njegovim korištenjem uz autentičnost i integritet osigurava se i neporecivost dokumenta, a to znači da pošiljatelj ne može opovrgnuti odnosno poreći potpisanu transakciju, više na stranici MINGO (http://www.mingo.hr/page/kategorija/e-potpis)

Ponuditelji moraju ispuniti bitan preduvjet za mogućnost elektroničke dostave ponuda koje je potrebno digitalno potpisati,  stoga je potrebno je posjedovati: Certifikat za digitalni potpis kojeg između ostalog izdaje FINA (više o definiciji: http://www.fina.hr/Default.aspx?sec=960), također svu potrebnu dokumentaciju za izdavanje možete pronaći ovdje: http://www.fina.hr/finadigicert .

4)    Što je privatni ključ za otvaranje ponuda i kako se generira?

Privatni ključ je ustvari xml datoteka bez kojeg se ne može krenuti u javno otvaranje ponuda, vezan je na e-mail adresu ovlaštenih predstavnika naručitelja.

Prvi korak je da  naručitelj definira ovlaštene predstavnike za otvaranje ponuda. Nakon toga se kreiraju javni i privatni ključevi, pomoću kojih se vrši kriptiranje i dekriptiranje elektroničkih ponuda.
 Dok je javni ključevi zapisuju na aplikaciji, privatni se ključevi šalju na e-mail adresu ovlaštenih predstavnika naručitelja.

5)    Što je potrebno za elektroničko potpisivanje?

Potrebno je imati programsko rješenje na  računalu koje će korištenjem certifikata e-ponudu i ostalu dokumentaciju potpisati .

Preglednici PDF datoteka sa funkcijom elektroničkog potpisivanja jesu Adobe Acrobat Pro ili drugi PDF čitač sa omogućenom opcijom digitalnog potpisivanja (Foxit, DigiSigner itd.)

6)    Što ponuditelj treba potpisati  i kada?

Potpisnik ponude tj. dotični ponuditelj svakako mora biti potpisnik ovlašten za zastupanje tvrtke, ovisno o aktu tvrtke jedan ili više. Njegova je obaveza potpisati Ponudbeni list, ali može potpisati i svaki dokument koji dostavi.

Ponudbeni list nastaje nakon što ponuditelj u modulu e-dostave na platformi E-NABAVE  završi s popunjavanjem svih potrebnih polja na zadanoj formi od strane naručitelja. Tu mora biti sadržan popis svih dokumenata koje je ponuditelj učitao na server (upload) i to s datumom prijenosa i generiranim brojem koji garantira sadržaj.